○大宜味村文書事務取扱規程
平成17年10月1日
訓令第8号
(趣旨)
第1条 大宜味村役場における文書事務の取扱いについて、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
第2条 この規程で「文書」とは、役場において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。
2 この規程で「課」とは、大宜味村課設置条例(昭和60年条例第7号)で規定する課をいう。
(文書事務取扱いの原則)
第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(総務課の職責)
第4条 総務課は、文書管理主管課として文書事務全体に関する運営、指導、連絡及び調整等を行うものとする。
(各課の長の責務)
第5条 各課の長(以下「課長」という。)は、文書取扱主任として、各課における文書事務の責任を負う。
(文書担当者)
第6条 課長の文書事務を補佐する者として、各課に文書担当者を置く。
2 文書担当者は、課長が課員の中から指名する者をもって充てる。
3 文書担当者は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 課内の文書事務についての指導及び調整
(2) 各課で管理する文書の整理、保管、移し換え、引継ぎ、保存及び廃棄に関する作業の指揮等
(帳票等)
第7条 文書事務の取扱いに必要な帳票等は、別表第1のとおりとする。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書の記号及び番号は、別表第2のとおりとする。
2 文書年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。ただし、例規文書の文書年度は、毎年1月1日に始まり、12月31日に終わるものとする。
3 異なる番号の収受文書を一件の文書により処理するときは、当該番号のうち適宜のものを文書の番号とする。
4 同一事件に係る文書は、完結に至るまで同一番号又は枝番号を用いて処理することができる。ただし、年度を超えて継続する場合は、年度を超えた後、当該事件に係る文書を処理した際に用いる番号による。
5 簡易な文書については、番号に変えて「第号外号」とすることができる。
(文書の受領)
第9条 村に到達した文書は、原則として総務課において受領する。各課において直接受領した文書のうち受取りの際認め印を必要とする文書は、総務課に転送するものとする。
2 料金の未納又は不足の文書については、官公署から発送されたもの又は総務課長が認めるものに限り、その不足分の料金を支払い、受け取ることができる。
3 本村の主管でない文書が到達したときは、総務課において返還及び転送の手続きをとるものとする。
(文書の配付)
第10条 総務課は、受領した文書を、次の各号に掲げる方法により担当課に配付する。
(1) 書留、簡易書留、現金書留、配達記録郵便、配達証明郵便等及び現金、金券、有価証券等は、特殊文書処理簿(様式第1号)に所要事項を記載のうえ、受取者の認め印の押印の後配付する。
(2) 前号以外の文書は、配付先の明確な文書は閉封のまま、不明確な文書は開封し、担当課を確認のうえ、総務課を通じ各課に配付する。
2 2以上の課に関連のある文書は、関係の最も深い課に配付する。
3 各課において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付せんして、課長が押印のうえ、総務課に返付しなければならない。
(文書の収受)
第11条 文書の収受は、各課において、配付された文書に収受日付印を押印し、文書処理簿(様式第2号)に必要事項を記入することにより行う。
(1) 親展文書等開封することが不適当な文書については、開封せず、受付日付印を封皮に押印し、文書処理簿に必要事項を記入のうえ、直接名宛人に配付する。
(2) 前号に定める以外の文書については、受付日付印及び供覧が必要な文書については供覧印を押印のうえ、文書処理簿に必要事項を記入する。ただし、軽易な文書については、文書処理簿への記載を省略することができる。
2 収受の日時が権利の得喪に関係する文書については、余白に収受時刻を記入して、取扱者が認め印するものとする。
(文書の処理)
第12条 課長は、収受文書の配付を受けたときは、自ら処理するものを除き、直ちに、担当係長に処理要領を示して処理案を起こさせなければならない。ただし、重要又は異例の文書で上司の指示を受けて処理することが必要な文書の場合は、予め上司の閲覧又は指示を受けるものとする。
(1) 定例の事案につき、あらかじめ主務課長が総務課長と協議することにより一定の帳票で起案及び処理することができるもの
(2) 軽易な事案につき、文書の余白により処理できるもの
2 起案文書の作成に当たっては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案文書には、必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。
(2) 起案文書には、起案する際、決裁の区分、施行の方法、文書分類記号、保存年限等を記載すること。
(3) 起案文書は、左とじとし、つづりひも等でていねいにとじること。
3 前項第1号の規定にかかわらず、同一文例(以下「例文」という。)によって作成することのできる起案文書は、あらかじめ当該例文について村長の決裁を受け、当該事案が発生した場合には、起案文書に単に伺い及び例文によって処理する旨だけを記載し、当該例文又は記載しないものとする。
(起案文書の訂正)
第14条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。
(回議及び合議)
第15条 起案文書は、課長、副村長及び村長の承認を受けなければならない。
2 起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。
3 合議された事案に対して異議のあるときは、すみやかに起案者又は主務課と協議して、協議が整ったときは、起案者又は主務課において訂正し、協議が整わないときは、異議のある者又は異議のある課において異議の要旨をまとめた文書を作成し、課長に提出する。
4 合議した事案であって、決裁の趣旨が当初の起案を異ったとき、廃案となったとき及び特にその起案文書の再回を求められたときは、関係課及び係に回示しなければならない。
5 重要、秘密、急を要する等の事案の場合は、起案者又はその上司が自ら起案文書を携帯して説明し、決裁を受けるものとする。
(経由)
第16条 進達を要する文書で副申を要しないものは収受印を押印し、処理するものとする。
(審査)
第17条 次の各号に掲げる文書については、総務課の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案、公告案及び訓令案
(2) 議案
(3) 法令及び村例規の解釈に関する事案
(4) 重要又は異例な私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案
(5) 行政上、民事上の争訟に関する事案
(6) 重要又は異例な往復文案
(処理中文書の処理促進)
第18条 総務課長は、随時、文書処理簿の記載に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。
2 主務課長は、随時その課の主管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。
(浄書及び照合)
第19条 決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。
第20条 決裁文書の浄書は、正確及びめいりょうに行わなければならない。
2 決裁文書で、浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。
(公印の押印等)
第21条 事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1) 庁内限りの文書
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(3) 祝辞、弔辞その他これらに類する文書
(4) 印刷物等
2 担当者は、文書を施行する際に公印を押印する文書と決裁文書その他必要書類を公印管理者に提出し、公印管理者の審査を経て公印を押印する。
3 契約書、登記文書等綴じ替えを禁じる文書については、前項に定める手続きのほか、綴じ目に割印をする。
5 村印及び村長印の印刷は、次の各号に掲げる文書について行うことができる。
(1) 納税通知書
(2) 督促状
(3) 納期限変更告知書
(発送)
第22条 発送は、各課において準備し、総務課により発送を行う。
2 各課の業務担当者は、発送する文書を封入し、宛名等必要事項を記載したうえ、総務課に提出する。
3 総務課は各課より提出された文書をとりまとめ、次に定める時間に発送する。
(1) 午前11時
(2) 午後4時
(文書の保存年限)
第23条 文書の保存年限は、別に定めのあるものを除き、次の6種とする。
(1) 第1種 30年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
(6) 第6種 1年未満保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
3 保存年限基準については、別表第3に定めるとおりとする。ただし、法令等に定めがあるものについては、その定めに従うものとする。
(文書分類表)
第24条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表(様式第5号)に従って分類しなければならない。
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに細分類項目の追加を検討し、文書分類表変更届(様式第6号)を作成しなければならない。
(1) 既存の文書分類表の細分類項目にない簿冊名が必要となった場合
(2) 簿冊の保存年限及び常用区分等を見直した場合
3 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、総務課と協議しなければならない。
(1) 既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
4 文書分類表における担当部署を変更するときは、総務課と担当課において協議し、総務課において変更を行うものとする。
(簿冊の編さん)
第25条 完結した文書は、直ちに簿冊に綴り込むものとする。
2 文書は、日付の新しいものが上位となるよう綴るものとする。
3 文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にその旨を記載するものとする。
4 簿冊等には、次に掲げる事項を記入した背表紙を所定の位置に貼り付けなければならない。
(1) 保存年限色別表示又は常用区分
(2) 作成年度
(3) 完結年度
(4) 文書分類番号
(5) 細分類名
(6) サブタイトル
(7) 保存年限
(8) 廃棄年度
(9) 課名
(文書の保管)
第26条 文書の保管は、各課の課長のもと各課において行う。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。
3 文書の保管は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は、毎年5月末までに、前年度に作成した過年度保管簿冊をとりまとめ記載した保管簿冊通知書(様式第7号)を作成し、各課の課長に提出する。
(2) 各課の課長は、保管簿冊通知書と簿冊を照合し、毎年6月に行われる文書担当者会議までに、総務課に提出する。
(3) 総務課は、各課から提出された保管簿冊通知書の情報を集約及び整理し、全庁的な簿冊目録(様式第8号)へ登録し、その写しを各課の課長に配付する。
(4) 各課の課長は、簿冊目録の写しの内容を確認し、これを保管する。
(常用簿冊)
第27条 各課の課長は、年度が更新されても使用頻度の高い簿冊を常用簿冊として指定することができる。
2 常用簿冊として指定することができる簿冊は、次に掲げるものとする。
(1) 台帳、名簿等の課内に常置して利用する簿冊
(2) 複数年度にまたがる簿冊
(文書の置換え)
第28条 各課は、総務課の指示のもと、毎年7月に、保管期間を経過した簿冊で保存年限が満了していない簿冊を対象に移し換えを行わなければならない。
2 文書の置換えは、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 総務課は、保存書庫へ置換えるべき簿冊について、管理している簿冊目録から簿冊保存指示書(様式第9号)を作成し、各課に配付する。
(2) 各課の課長は、配付された簿冊保存指示書に基づき、置換え作業を行う。
(3) 各課の課長は、簿冊保存指示書に必要事項を記入し、総務課へ提出する。
(4) 総務課は、各課の保存書庫と作業結果報告を照合し、置換え作業が適正に行われたかどうか点検し、問題があれば改善の指示をする。
(5) 総務課は、照合確認済みの作業結果報告をまとめ、簿冊目録へ修正登録し、その写しを各課の課長に配付する。
(6) 各課の課長は、保存簿冊目録の写しを確認する。
(文書の保存)
第29条 文書の保存は、各課が、保存書庫において、それぞれの簿冊の保存年限に従って保存期間が満了するまで行う。
2 総務課は、保存書庫の割り当て等の調整を行う。
(保存書庫の利用)
第30条 保存書庫へ入室するときは、総務課が管理する書庫入室簿(様式第10号)に必要事項を記入のうえ、鍵を借り受けて利用する。保存書庫から退出するときは、保存書庫へ施錠した後、総務課に鍵を返却し、認め印を受ける。
(書庫の管理)
第31条 書庫は、総務課長が管理し、その管理に当たっては、次の掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 常に清掃し、整理しておくこと。
(2) 火災及び盗難の予防に努めること。
(3) 湿気、虫害等の予防に努めること。
(文書の廃棄)
第32条 文書の廃棄は、毎年7月、保存年限の満了した文書を対象に、次に掲げる方法により行う。
(1) 総務課は、簿冊目録から翌年度保存年限が満了し、廃棄予定年度を迎える予定のものをとりまとめ、簿冊廃棄指示書(様式第11号)を作成する。
(2) 総務課は、簿冊廃棄指示書に含まれる簿冊の中に歴史的資料があるかどうかを確認し、歴史的資料に該当する簿冊があった場合は、保存年限の延長をするものとして、第24条に定める方法により細分類項目の設定を行う。
(3) 総務課は、歴史的資料に関する確認を終えた簿冊廃棄指示書を各課の課長に配付する。
(4) 各課は、廃棄が可能と判断された簿冊は、総務課が指定する場所に搬出する。
(5) 各課の課長は、簿冊廃棄指示書に必要事項を記入し、作業結果報告として総務課に提出する。
(6) 総務課は、各課の廃棄簿冊と作業結果報告を照合し、廃棄作業が適正に行われたかどうか点検し、問題があれば改善の指示を出す。
(7) 総務課は簿冊廃棄指示書の廃棄年月日欄に廃棄処分完了日を記入する。
(8) 総務課は、点検の終了した各課の作業結果報告をまとめ、簿冊目録の該当部分を廃棄簿冊目録へ移行及び登録させ、その写しを各課の課長に配付する。
(9) 各課の文書取扱主任は、廃棄簿冊目録の写しの内容について確認する。
(廃棄文書の処理)
第33条 前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。
附則
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第5号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第2号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
別表第1(第7条関係)
(1) 特殊文書処理簿(様式第1号)
(2) 文書処理簿(様式第2号)
(4) 公印事前押印承認願(様式第4号)
(5) 文書分類表(様式第5号)
(6) 文書分類表変更届(様式第6号)
(7) 保管簿冊通知書(様式第7号)
(8) 簿冊目録(様式第8号)
(9) 簿冊保存指示書(様式第9号)
(10) 書庫入室簿(様式第10号)
(11) 簿冊廃棄指示書(様式第11号)
(13) 布令簿(様式第13号)
(14) 告示公告簿(様式第14号)
別表第2(第8条関係)
1．各課で備える文書処理簿による管理
(1) 一般文書 大(各課の頭文字)第(一連番号)号
(2) 簡易文書 第号外号
2．各課で備える令達簿による管理(村からの発文書に限る)
(1) 指令文書 大宜味村指令(各課の頭文字)第(一連番号)号
(2) 通達文書 大宜味村達(各課の頭文字)第(一連番号)号
3．布令簿による管理
(1) 条例 大宜味村条例第(一連番号)号
(2) 規則 大宜味村規則第(一連番号)号
(3) 訓令 大宜味村訓令第(一連番号)号
4．告示公告簿による管理
(1) 告示 大宜味村告示第(一連番号)号
(2) 公告 大宜味村公告第(一連番号)号
別表第3(第23条関係)
保存年限基準表
30年保存の文書
(1) 条例又は規則の制定又は廃案に関する文書
(2) 告示又は公告に関する特に重要な文書
(3) 訓令、通達その他内規に関する特に重要な文書
(4) 法律、条例等の解釈、運用方針に関する特に重要な文書
(5) 村長、副村長及び会計管理者の事務引継書
(6) 職員の任免賞罰に関する文書及び履歴書
(7) 恩給に関する重要な文書
(8) 叙位、叙勲、表彰、褒章等に関する重要な文書
(9) 許可、認可、特許、承認、取消し等の行政行為に関する特に重要な文書
(10) 契約、その他権利義務に関する特に重要な文書
(11) 議会に関する重要な文書
(12) 公有財産の得喪、変更、処分及び維持管理に関する特に重要な文書
(13) 不服申立て、訴訟等に関する特に重要な文書
(14) 行政界の変更等に関する文書
(15) 村行政の沿革に関する文書
(16) 総合計画、重要施策等の計画及び実施に関する重要な文書
(17) 諮問、答申、建議等に関する重要な文書
(18) 統計、調査、試験研究等に関する特に重要な文書
(19) 予算及び決算に関する重要な文書
(20) その他30年保存の必要があると認められる文書
(21) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
10年保存の文書
(1) 法律、条例等の解釈、運用方針等に関する重要な文書
(2) 通達、通知その他内規に関する重要な文書
(3) 不服申立て、訴訟に関する重要な文書
(4) 許可、認可、特許、承認、取消し等の行政行為に関する重要な文書
(5) 契約、その他権利義務に関する重要な文書
(6) 重要な事務事業の基本計画及び実施に関する文書
(7) 諮問、答申、建議等に関する重要な文書
(8) 統計、調査、試験研究等に関する重要な文書
(9) 補助金、交付金等に関する重要な文書
(10) その他10年間保存の必要があると認められる文書
(11) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
5年保存の文書
(1) 許可、認可、特許、取消し等の行政行為に関する文書
(2) 事務事業の計画及び実施に関する文書
(3) 諮問、答申、建議等に関する文書
(4) 統計、調査、試験研究等に関する文書
(5) 補助金、交付金等に関する文書
(6) 会計上の諸帳簿及び証拠書類
(7) その他5年保存の必要があると認められる文書
(8) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
3年保存の文書
(1) 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書
(2) 陳情、要望等に関する文書
(3) 課長又はこれに準ずる者の事務引継書
(4) 報告、届出、申請等に関する軽易な文書
(5) 出勤簿、年休暇簿等に関する文書
(6) その他3年保存の必要があると認められる文書
(7) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
1年保存の文書
(1) 許可、認可、特許、承認、取消し等の行政行為に関する軽易な文書
(2) 事務事業の計画及び実施に関する軽易な文書
(3) 統計、調査、試験研究等に関する軽易な文書
(4) 職員の事務引継書
(5) 報告、届出、申請等に関する軽易な文書
(6) 各種連絡会議等に関する文書
(7) 各種照会、回答等に関する文書
(8) その他1年保存の必要があると認められる文書
(9) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
1年未満保存の文書
(1) 上記各区分に該当しない軽易な文書
(2) 前号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
様式 略