○大宜味村立学校処務規程
昭和47年5月15日
教委規程第3号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、大宜味村立学校管理規則(平成13年教育委員会規則第1号)第44条の規定に基づき、学校の公印の取扱い、文書処理その他の事務処理に関し、必要な事項を定めるものとする。
第2章 公印
(公印の種類)
第2条 学校の公印(以下「公印」という。)は、学校印、校長印及び校長代理印とする。
(公印の規格)
第3条 公印の規格は、別表第1のとおりとする。
(公印の保管)
第4条 校長は、公印を常に堅固な容器に納めて保管し、使用の責めに任ずるものとする。
(公印の使用)
第5条 公印を使用するときは、押印しようとする文書を校長に提示して、その確認を受けるものとする。
(公印の廃棄及び事故)
第6条 校長は、公印を廃棄しようとするとき又は公印に事故が生じたときは、速やかに教育委員会にその旨を届け出るものとする。
第3章 事務の処理
(事務の代決)
第7条 校長が不在のときは、教頭がその事務を代決する。
(代決の範囲及び後閲)
第8条 重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについては、この限りでない。
2 代決した事務は、速やかに校長に報告するものとする。
(文書取扱主任)
第9条 学校における文書事務を円滑に処理するため、文書事務取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、所属職員の中から校長が命ずる。
3 文書取扱主任が不在のとき又は事故あるときは、あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。
(文書の収受等)
第10条 学校に到着した文書を収受したときは、速やかに次の各号により処理するものとする。
(2) 親展文書・電報及び書留文書は開封せず封筒表面に受付印を押し、直接その宛名の者に配布し、受領印を徴すること。この場合において、配布を受けた者が、前号の規定により処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続きを経るものとする。
(3) 私文書は宛名の者に配布すること。
(4) 現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(様式第3号)に登録し、宛名の者に配布して受領印を徴すること。
第11条 校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほか、処理意見を示し、教頭を経て担当職員に配付するものとする。
(立案)
第12条 事件の処理については、担当職員において立案し、校長の決裁を受けるものとする。
(文書の発送)
第13条 文書を発送する際には、次の各号の規定に従わなければならない。
(1) 封筒に宛先の住所及び氏名を明記して、発信欄に必要事項を記入すること。
(2) 親展文書は、封筒に「親展」の印を押し、他見に触れないようにすること。
(3) 金券、小包等は発送に適すること。
2 発走文書の日付は、発送の日を記入し、文書収発簿の所定欄に必要事項を朱書して、押印のうえで発送するものとする。
3 郵送するものにあっては、切手はがき等出納簿(様式第4号)に登載すること。
(記号及び番号)
第14条 文書には次の各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。
(1) 文書の記号は、別表第3に定める学校名の略号を用い、その番号は、文書収発簿の番号を用いる。
(2) 文書の番号は、学年度ごとの収発一連番号とする。
(3) 同事案に属する文書は、同事案完結するまで同一番号をもちいなければならない。ただし、学年度内に完結しない事案については、翌年度におけるそれぞれの事案の関する最初の文書の施行又は収受の際、翌学年度の文書収発簿に移記するものとする。
(完結文書の編集製本)
第15条 完結文書は、次の各号に定めるところにより、文書取扱者の指示に従い編集し、製本しなければならない。
(1) 学年ごとに編集することを原則とする。ただし、暦年でする必要のあるものについてはこの限りでない。
(2) 完結文書は、別表第2に定める種別ごとに区分し、完結年月日の古いものを最上位にして月日順に編集すること。
(3) 事案が2年以上にわたる文書は、最も新しい文書の日付に属する年度に編集すること。
(4) 事案が数種に関係あるものは、最も関係の深い種類に編集すること。
(5) 表紙には、年度、種別、簿冊名を記載し、背表紙(様式第5号)により記載すること。
(6) 索引目次をつけること。
(未処理の文書の保管)
第16条 未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。
第4章 表簿の保存
(表簿の保存)
第17条 表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に、「非常持出」と朱書し、保存するものとする。
(表簿の保存年限)
第18条 表簿の保存年限は、別表第2のとおりとし、保存年限の起算日は、当該表簿の属する年度の終了した日の翌日とする。
(保存表簿の持出し及び公開の制限)
第19条 保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。
(保存表簿の廃棄)
第20条 保存期間の満了した表簿は、校長が焼却処分に付するものとする。
第5章 雑則
(その他必要な事項)
第21条 この規程に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成14年教委訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年教委規程第1号)
(施行期日)
1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行により、改正前に行われた処分、手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(令和2年教委訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年教委訓令第3号)
この訓令は、令和3年9月1日から施行し、令和元年8月1日から適用する。
別表第1(第3条関係)(公印の規格)
学校印 (36ミリ角) | |
校長印 (21ミリ角) | |
校長代理印 (21ミリ角) |
別表第2(第15条、第18条関係) (学校文書種目)
大分類 | 文書分類番号 | 文書種目(中分類) | 文書細目(小分類) | 保存年限 | 保存種目 |
総務 | 第1号 | 法令及び例規に関する書類 | 例規綴 | 10年 | 2種 |
公報綴 | 5年 | 3種 | |||
学校関係法令集 |
| 常時 | |||
第2号 | 学校沿革に関する書類 | 学校沿革誌 | 永年 | 1種 | |
学校日誌 | 10年 | 2種 | |||
学校要覧 | 5年 | 3種 | |||
第3号 | 学校運営に関する書類 | 組織運営関係書類 | 5年 | 3種 | |
学級編成表 | 5年 | 3種 | |||
教育課程編成書 | 5年 | 3種 | |||
教育計画書 | 5年 | 3種 | |||
校内研修関係書類 | 3年 | 4種 | |||
教育実習生関係書類 | 3年 | 4種 | |||
第4号 | 調査統計に関する書類 | 調査統計 | 3年 | 4種 | |
学校基本調査 | 5年 | 3種 | |||
第5号 | 文書取り扱いに関する書類 | 文書簿冊台帳 | 永年 | 1種 | |
文書廃棄台帳 | 永年 | 1種 | |||
文書収発簿 | 5年 | 3種 | |||
金券等受付簿 | 5年 | 3種 | |||
公文書(出張・職免) | 3年 | 4種 | |||
公文書(職員) | 1年 | 5種 | |||
公文書(児童・生徒) | 1年 | 5種 | |||
公文書(その他) | 1年 | 5種 | |||
財務 | 第1号 | 施設に関する書類 | 施設関係書類 | 5年 | 3種 |
施設台帳 | 20年 | 1種 | |||
施設使用許可申請書 | 3年 | 4種 | |||
安全点検簿 | 3年 | 4種 | |||
第2号 | 備品に関する書類 | 備品関係書類 | 5年 | 3種 | |
備品出納簿 | 永年 | 1種 | |||
教材整備台帳 |
| 常時 | |||
備品検収・納品書 | 5年 | 3種 | |||
備品廃棄決定通知書 | 5年 | 3種 | |||
図書関係書類 | 5年 | 3種 | |||
図書台帳 |
| 常時 | |||
図書廃棄決定通知書 | 5年 | 3種 | |||
公印台帳 | 永年 | 1種 | |||
第3号 | 教育予算に関する書類 | 教育予算関係書類 | 5年 | 3種 | |
伝票会計簿 | 5年 | 3種 | |||
予算差引簿 | 5年 | 3種 | |||
切手・ハガキ等出納簿 | 5年 | 3種 | |||
第4号 | 諸会計に関する書類 | 研究委託費関係書類 | 5年 | 3種 | |
学校徴収金関係書類 | 5年 | 3種 | |||
児童生徒 | 第1号 | 学籍に関する書類 | 指導要録(学籍) | 20年 | 1種 |
指導要録(指導) | 5年 | 3種 | |||
除籍指導要録 | 20年 | 1種 | |||
指導要録抄本 |
| 常時 | |||
卒業証書台帳 | 永年 | 1種 | |||
出席簿 | 5年 | 3種 | |||
児童生徒関係報告書 | 3年 | 4種 | |||
特殊学級関係書類 | 5年 | 3種 | |||
全児童生徒名簿 | 3年 | 4種 | |||
諸証明書発行簿 | 5年 | 3種 | |||
第2号 | 転入・転出に関する書類 | 転入関係書類 | 5年 | 3種 | |
転出関係書類 | 5年 | 3種 | |||
第3号 | 就学援助に関する書類 | 就学援助関係書類 | 5年 | 3種 | |
第4号 | 教科書に関する書類 | 教科用図書関係書類 | 5年 | 3種 | |
教科書目録・手引書 | 5年 | 3種 | |||
準教科書・教材関係書類 | 5年 | 3種 | |||
職員 | 第1号 | 人事に関する書類 | 人事関係書類 | 10年 | 2種 |
履歴書 | 永年 | 1種 | |||
人事異動通知書 | 10年 | 2種 | |||
教職員名簿 | 10年 | 2種 | |||
第2号 | 服務・休暇に関する書類 | 出勤簿 | 5年 | 3種 | |
研修承認願・整理簿 | 3年 | 4種 | |||
職専免願 | 3年 | 4種 | |||
年休・休暇願 | 3年 | 4種 | |||
欠勤簿 | 5年 | 3種 | |||
職員住所録 | 3年 | 4種 | |||
事務引継書 | 3年 | 4種 | |||
職員諸願・届 | 3年 | 4種 | |||
出勤日数報告書 | 3年 | 4種 | |||
指定一覧表 | 3年 | 4種 | |||
第3号 | 給与に関する書類 | 給与関係文書 |
| 常時 | |
給料表・税額表 |
| 常時 | |||
昇給・昇格予定者名簿 | 5年 | 3種 | |||
給与支給関係書類 | 5年 | 3種 | |||
職員別給与簿 | 5年 | 3種 | |||
扶養・保険料控除申告書 | 5年 | 3種 | |||
諸手当届・認定通知書 | 5年 | 3種 | |||
時間外勤務手当関係書類 | 5年 | 3種 | |||
児童手当関係書類 | 5年 | 3種 | |||
電算関係コード表 |
| 常時 | |||
学校事務要領 |
| 常時 | |||
非常勤職員関係書類 | 3年 | 4種 | |||
第4号 | 旅費に関する書類 | 旅費関係文書 |
| 常時 | |
旅行命令簿 | 5年 | 3種 | |||
旅費請求書 | 5年 | 3種 | |||
出張復命書 | 3年 | 4種 | |||
起点方式早見表 |
| 常時 | |||
第5号 | 福利厚生に関する書類 | 公立共済組合文書 |
| 常時 | |
公立共済関係書類 | 3年 | 4種 | |||
給付金決定振替通知書 | 3年 | 4種 | |||
第6号 | 公務災害に関する書類 | 公務通勤災害文書 |
| 常時 | |
公務通勤災害関係書類 | 5年 | 3種 | |||
保健安全 | 第1号 | 保健に関する書類 | 健康診断票 | 5年 | 3種 |
歯の検査票 | 5年 | 3種 | |||
職員健康診断票 | 5年 | 3種 | |||
校医、歯科医、薬剤師執務記録簿 | 5年 | 3種 | |||
諸検査関係書類 | 3年 | 4種 | |||
健康観察簿 | 3年 | 4種 | |||
保健統計 | 3年 | 4種 | |||
保健関係書類 | 3年 | 4種 | |||
第2号 | 給食に関する書類 | 学校給食受領台帳 | 5年 | 3種 | |
学校給食納品書 | 5年 | 3種 |
別表第3(第14条関係) (文書の記号)
学校名 | 記号 |
大宜味村立おおぎみこども園 | 大宜味こ第 号 |
大宜味村立大宜味小学校 | 大宜味小第 号 |
大宜味村立大宜味中学校 | 大宜味中第 号 |