○大宜味村議会事務局処務規程
昭和53年12月28日
議会訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、大宜味村議会事務局(以下「事務局」という。)の事務の処理及び職員の服務等に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
(職務)
第2条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受け議会の事務を掌理し、事務局の職員を指揮監督する。
2 職員は、上司の命を受け事務に従事する。
(事務)
第3条 事務局においては、次の事務を処理する。
(1) 議員名簿、委員名簿及び職員名簿並びに履歴簿の整備に関すること。
(2) 文書の収受、発送、編さん及び保存に関すること。
(3) 公印の保管に関すること。
(4) 議員の出、欠席に関すること。
(5) 議会に属する予算の経理及び物品の出納保管に関すること。
(6) 職員の人事、給与、厚生及び服務に関すること。
(7) 関係条例、規則等の整備に関すること。
(8) 儀式、交際及び接遇に関すること。
(9) 議長会に関すること。
(10) 議員共済会に関すること。
(11) 議員の公務災害に関すること。
(12) 議員互助に関すること。
(13) 議会事務研究会に関すること。
(14) 議事日程及び諸報告に関すること。
(15) 議案、請願、陳情、決議及び意見書等に関すること。
(16) 本会議に関すること。
(17) 会議録その他会議記録の調製保管に関すること。
(18) 議場の整理及び傍聴に関すること。
(19) 委員会及び公聴会に関すること。
(20) 議員全員協議会及び議会運営委員会に関すること。
(21) 図書の整理保存に関すること。
(22) 議案の審議に必要な資料の調製に関すること。
(23) 村政に関する調査、検査及び情報の収集、整理に関すること。
(24) 法令の調査及び研究に関すること。
(25) 議会だよりの編集に関すること。
(26) その他事務局の庶務に関すること。
(事務分担)
第4条 職員の事務分担は、局長が定める。
2 局長は、事務局の事務が能率的に処理できるよう、職員の事務分担を定めなければならない。
3 職員は、分担外の事務であっても、その緩急に応じ相互に協力しなければならない。
(決裁)
第5条 議会の事務は、局長を通じ議長の決裁を受けなければならない。
(専決事項)
第6条 次に掲げる事項は局長において専決することができる。ただし、異例に属する事項については、議長の指示を受けなければならない。
(1) 議場の使用許可に関すること。
(2) 職員の県内出張及び時間外勤務に関すること。
(3) 職員の諸願届及び休暇に関すること。
(4) 物品の購入及び予算経理に関すること。
(5) 会議録その他刊行物の印刷配布に関すること。
(6) 諸証明に関すること。
(7) 軽易な事項の照会、通知又は回答に関すること。
(8) その他軽易な事項の処理に関すること。
(代決及び後閲)
第7条 局長に事故があるときは、あらかじめ指定した職員がその事務を代決する。
2 代決した事務は、代決者において後閲の表示をし、速やかに上司の閲覧に供さなければならない。
(文書の収受及び配付)
第8条 事務局に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、速やかに次の各号により収受配付しなければならない。
(1) 普通文書(「親展」「秘」の表示がある文書を除く。以下同じ。)はこれを開封し、請願、陳情及び議案関係文書を除くすべてのものは文書の余白に受付印を押し、文書件名簿(様式第1号)に登載し、局長を経て議長の閲覧を受けなければならない。ただし、軽易なものについては、文書件名簿への登載を省略することができる。
(2) 親展文書及び秘密文書は、開封しないで受付印を押し、親展文書配付簿(様式第2号)に登載し、議長及び副議長あてのものは局長に、その他のものは名あて人に配付して、その受領印を受けなければならない。
(4) 金券その他貴重品添付の文書は、特別文書物品配付簿(様式第4号)に登載し、局長の査閲を受けた後、名あて人に配付して、その受領印を受けなければならない。
3 議案関係文書は、局長の指示により処理しなければならない。
(文書処理の原則)
第10条 文書を受理したときは、局長は自ら処理するものを除き職員にその処理の要領を指示して処理させなければならない。
2 受理した事件は、直ちに調査し、特別の事由があるものを除き、即日処理しなければならない。
3 前項の事件で重要又は異例のものについては、局長はその処理につきあらかじめ議長の指揮を受けなければならない。
(回議)
第11条 事務の処理は、起案用紙(様式第9号)に処理案の件名を書き、理由又は説明を簡明に記述し、関係法令その他参考となる事項を付記し、必要に応じて関係書類を添付し、議長の決裁を受けなければならない。ただし、議長及び副議長ともに事故があって決裁を受けることができないときは、局長において代決することができる。
2 局長は、前項の規定により代決した事件については、遅滞なく議長に報告し、追認を受けなければならない。
3 定例的な照合、回報又は軽微な事件を処理するときは、第1項の規定にかかわらず起案用紙によらないことができる。
(文書の種類)
第12条 文書は、令達文書と一般文書に分けるものとする。
2 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 規則 法令の根拠に基づいて制定するもの
(2) 告示 村内の全部又は一部に公示するもの
(3) 訓令 所属職員に対して一般的に指揮命令するもの
3 一般文書は、令達文書以外の文書とする。
(文書記号、番号)
第13条 文書には、次の各号の定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。この場合、記号の次に番号を付すものとする。
(1) 規則、告示及び訓令の記号は、その区分により「大宜味村議会規則」、「大宜味村議会告示」及び「大宜味村議会訓令」とし、それらの番号は、事務局に備える令達番号簿(様式第10号)による公布日付順の一連番号とする。
(2) 一般文書の記号は「大議」の文字を用い、その番号は、文書件名簿により収受の際に記入し、収受に基づかないで発する場合は、施行の際に記入する日付順の一連番号とする。ただし、軽易な文書については、番号にかえて「号外」と表示し、文書件名簿への登載は、省略するものとする。
(発送文書の差出名)
第14条 令達は、議長名を用いる。
2 令達以外の文書は、事案の軽重又はあて先の別により、議長名、議会名、局長名又は事務局名を用いる。
(発送文書の取扱い)
第15条 発送を要する文書は、決裁文書により浄書校合のうえ、文書件名簿に登載し、処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(公印及び契印)
第16条 発送文書には、公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。
(文書の取扱心得)
第17条 すべて文書は、上司の許可を得ないで他に示し、又は謄写させてはならない。事務局外に持ち出すときも同じとする。
(文書の編さん)
第18条 完結した文書は、編さん類目により、当該簿冊に編さんしなければならない。
2 簿冊は、保存年限別とし、表紙を付け、かつ、1冊ごとに文書索引目録(様式第11号)をつけなければならない。
3 1つの事件の関係文書は、往復の順序に従い、その完結に至るまで順次上から下へとじるものとする。
4 2つ以上の編さん類目に関連する文書は、関連の最も多い方の簿冊に編さんし、他にその旨を記載する。
5 編さん文書は、約8センチメートルを標準とし、それを超えるものは数冊とし、表紙にその旨を記載する。
6 文書の件数の少ないものは、数年分を合わせて1冊とする。
(文書の保存)
第19条 編さん文書は、文書保存簿(様式第12号)に登載して書庫に保存しなければならない。
(文書の保存年限)
第20条 文書の保存年限は、次のとおりとし、分類は別表による。ただし、必要があるときは、議長の決裁を受けて保存年限を伸縮することができる。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 5年
第4種 1年
(保存年限の起算)
第21条 文書の保存年限は、完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは、その翌年度から起算する。
(保存文書の廃棄)
第22条 保存文書は、議長の決裁を受けて廃棄する。
2 永久保存の文書は、5年ごとに精査し、保存する必要がないと認めるものは、廃棄することができる。
(切手の受払い)
第24条 事務局に、郵便切手受払簿(様式第16号)を備え、その受払いを明らかにしなければならない。
(服務の原則)
第25条 職員は、全体の奉仕者として、公務を民主的かつ能率的に運営すべき責務を深く自覚し、誠実かつ公正に服務しなければならない。
(服務の宣誓)
第26条 職員の服務の宣誓に関する条例(昭和47年条例第12号)に基づく服務の宣誓は、議長の面前で行うものとする。
(履歴書等の提出)
第27条 新たに職員となった者は、任命の日から5日以内に履歴書(様式第17号)を提出しなければならない。
(1) 氏名の変更
(2) 本籍の異動
(3) 住所の異動
(4) 学歴の取得
(5) 資格の取得
(出席簿の押印等)
第28条 職員は、出勤したときは、自ら出勤簿(様式第19号)に押印しなければならない。
2 出勤時間を過ぎて出勤した者は、諸願届処理簿(様式第20号)により届け出なければならない。
(欠勤の届出)
第29条 病気その他の事故のため欠勤しようとする者は、諸願届処理簿により届け出なければならない。
(勤務時間中の離席)
第30条 職員は、勤務時間中みだりに所定の勤務場所を離れてはならない。
2 職員は、勤務時間中所定の勤務場所を離れるときは、上司又は他の職員に行先を明らかにしておかなければならない。
(時間外勤務等)
第32条 局長は、職員に正規の勤務時間を超え、又は勤務を要しない日若しくは休日に勤務することを命じようとするときは、時間外勤務命令簿(様式第23号)により行わなければならない。
(退職)
第33条 職員は、退職しようとするときは、あらかじめ退職願(様式第24号)を議長に提出し、その承認を受けなければならない。
(事務の引継ぎ)
第34条 職員は、退職、配置替え、休職等となった場合は、担任事務を速やかに後任者又は議長の指定する職員に引き継ぎ、その旨を議長に報告しなければならない。この場合において局長の職にある職員にあっては、事務引継書(様式第25号)により行わなければならない。
(事務局日誌)
第35条 事務局に、事務局日誌(様式第26号)を備え、議員及び職員の動静並びに事務局における処理事項を記録しなければならない。
(補則)
第36条 この規程に定めるものを除くほか、事務の処理及び服務等については、村長事務部局の例による。
附則
この規程は、昭和54年1月1日から施行する。
附則(昭和60年議会告示第1号)
この規程は、昭和60年2月1日から施行する。
別表(第20条関係)
文書編さん種別表
種別 号 | 第1種 (永久) | 第2種 (10年) | 第3種 (5年) | 第4種 (1年) |
1 | 令達番号簿 | 請願、陳情受理簿 | 文書件名簿 | 雑文書つづり |
2 | 議員履歴台帳 | 共済会関係書類 | 親展文書配付簿 | 刊行物の原稿 |
3 | 歴代議長、副議長名簿 | 公務災害関係書類 | 電信整理簿 | 新聞つづり |
4 | 歴代常任委員名簿 | 職員互助関係書類 | 特別文書物品配付簿 |
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5 | 人事記録簿 | 議長会関係書類 | 物品配付簿 |
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6 | 公印台帳 | 本会議関係書類 | 口頭(電話)受理簿 |
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7 | 備品台帳 | 委員会関係書類 | 出勤簿 |
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8 | 図書台帳 | 委員会記録 | 諸願、届処理簿 |
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9 | 文書保存簿 | 請願、陳情受理つづり | 旅行命令(依頼)簿 |
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10 | 共済会会員台帳 | 議決に至らなかった議案 | 公印使用簿 |
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11 | 辞令簿 | 所管事務調査報告書つづり | 議場管理簿 |
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12 | 議決書 | 諸調査関係書類 | 物品貸与簿 |
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13 | 会議録 | 各種報告書つづり | 図書貸出簿 |
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14 | 事務局日誌 | 議会事務研究会関係書類 | 時間外勤務命令簿 |
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15 | 履歴書つづり | 復命書つづり | 予算差引簿 |
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16 | 令達及び例規関係書類 | 議会だよりつづり | 傍聴人受付簿 |
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17 | 人事関係書類 | 議会運営委員会関係書類 | 一般庶務関係書類 |
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18 | 叙位叙勲及び表彰関係書類 | 沖縄県町村議長会報つづり | 議会で行う選挙の投票関係書類 |
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19 | 議長、局長事務引継書 | 沖縄県公報つづり |
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20 | 公聴会関係書類 |
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21 | 議会関係重要先例集つづり |
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